Pengelolaan kehadiran karyawan merupakan hal yang sangat penting bagi setiap perusahaan. Tanpa sistem yang baik dalam pengelolaan karyawan, maka akan sulit mengukur produktivitas serta kinerja karyawan sepenuhnya.
Oleh sebab itu diperlukan bantuan yang mendukung seperti misalnya dengan menggunakan software attendance Indonesia. Seperti apa bentuk software tersebut? Bagaimana teknologi yang digunakan dan mana saja software yang layak untuk dipilih? Simak informasinya seperti berikut di bawah ini.
Tentang Attendance Management Software
Para pebisnis pemula bisa jadi bertanya-tanya, sebenarnya seperti apa software yang satu ini dan bagaimana juga peranan software tersebut dalam pengelolaan kehadiran karyawan.
Sebenarnya secara umum software ini dapat digambarkan sebagai media atau alat yang membantu proses pencatatan kehadiran karyawan beserta pemantauan dan pelaporan terkait hal tersebut secara otomatis. Apabila di masa sebelumnya pencatatan kehadiran dilakukan manual, maka berkat software ini pencatatan kehadiran dapat dilakukan lebih mudah.
Seiring berkembangnya jaman, terutama di masa pandemi yang menuntut pekerjaan berlangsung dari rumah, maka ada tuntutan teknologi yang mampu mendukung hal tersebut.
Salah satunya dibesut melalui attendance management software. Dimana dengan software ini, maka pencatatan kehadiran karyawan tidak perlu terbatas waktu dan tempat. Tidak hanya itu saja, namun pengelolaan kehadiran karyawan juga dapat dilakukan lebih mudah secara otomatis.
Manfaat Attendance Management Software
Tentunya terobosan yang satu ini memberikan banyak manfaat dan keuntungan yang lebih baik. Terutama bagi bisnis yang hari-hari ini dituntut untuk lebih cerdas, lebih efektif, serta lebih efisien. Berkat proses pengaturan kehadiran karyawan yang dilakukan melalui software, tentunya perusahaan dapat memperoleh berbagai macam keuntungan berikut ini.
1. Mengatur Jadwal Kerja Karyawan
Menggunakan software yang membantu dengan sistem kehadiran karyawan akan mendukung pengaturan jadwal kerja karyawan yang lebih efektif. Sehingga kehadiran karyawan dapat disesuaikan dengan kebutuhan kerja yang terjadi pada hari dan jam tersebut. Semua dapat dilakukan secara otomatis dan bahkan tersistem secara berulang setiap harinya.
2. Menentukan Kuota Cuti Harian
Software untuk pengaturan kehadiran karyawan juga membantu menentukan jatah cuti harian yang diperbolehkan untuk para pekerja. Tujuannya supaya beban kerja yang ditargetkan pada hari tersebut tetap dapat dilaksanakan dengan optimal. Sehingga pengaturan jadwal cuti akan berjalan lebih efektif tanpa membuat pekerjaan tidak terselesaikan dengan baik.
3. Memberikan Perseetujuan Lembur Maupun Cuti
Menggunakan software untuk attendance management juga bisa membantu memberikan persetujuan lembur serta cuti yang lebih mudah bagi para karyawan. Tidak perlu melakukan secara manual, semua akan terekam di dalam sistem. Mulai dari proses pengajuan cuti yang dilakukan karyawan, persetujuan oleh pimpinan, hingga merekam persetujuan cuti karyawan pada sistem HR. Sehingga semuanya dapat dilakukan secara lebih efektif dan tidak memakan banyak waktu.
4. Mendistribusikan Beban Kerja
Attendance management software juga dapat memberikan solusi untuk distribusi beban kerja yang lebih merata. Melalui informasi pekerjaan yang dicatatkan tiap karyawan, maka perusahaan dapat melihat sejauh mana beban kerja terdistribusikan di antara para pekerja dengan baik. Sehingga tidak ada pekerjaan yang tidak selesai atau tidak dikerjakan.
5. Mengetahui Kehadiran Karyawan
Software ini juga membantu memberikan informasi kehadiran karyawan setiap harinya. Tidak hanya itu saja, namun juga membantu mengetahui lokasi absen karyawan serta jumlah jam kerja yang dilakukan oleh karyawan setiap harinya. Sehingga perusahaan dapat mengetahui tingkat produktivitas karyawan setiap harinya.
6. Melakukan Integrasi Pada Payroll
Dengan menggunakan software yang memiliki teknologi lebih baik, pastinya proses integrasi dapat dilakukan lebih baik juga. Termasuk untuk terkoneksi secara langsung pada perhitungan payroll bulanan karyawan. Sehingga menghemat waktu dalam menghitung nilai payroll karyawan sesuai dengan kehadiran yang dicatatkan. Semua perhitungan akan dilakukan otomatis serta akurat, termasuk mengakomodasi lebur maupun cuti, tanpa ada resiko kesalahan dalam perhitungan.
Basis Teknologi Attendance Management Software Dan Cara Kerjanya
Adapun saat ini kebanyakan attendance management software menggunakan teknologi yang cukup bervariasi. Secara umum ada dua bagian besar basis teknologi yang menggunakan software untuk keperluan tersebut, elektronik serta online. Software untuk versi elektronik akan bekerja menghubungkan informasi absen karyawan berasal dari mesin, sementara software untuk versi online akan menghubungkan informasi absen karyawan berasal dari aplikasi pada gadget.
Keduanya memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Namun demikian melihat situasi yang ada saat ini, tentu saja absensi berbasis aplikasi merupakan solusi yang lebih baik. Dalam penggunaan attendance management software yang berbasis aplikasi, maka semua aktivitas terkait hal tersebut dapat dilakukan melalui perangkat yang dipilih. Entah menggunakan smartphone, tablet atau juga melalui laptop. Intinya dengan memakai aplikasi, biasanya teknologi mendasar yang digunakan yaitu berbasis cloud. Sehingga lebih fleksibel dan juga tidak terbatas penggunaannya.
Attendance Management Software Berbasis Cloud Terbaik
Tentunya melalui informasi di atas, cukup jelas bahwa attendance management software merupakan solusi terbaik untuk pebisnis dalam pengelolaan karyawan yang optimal. Tidak sebatas itu saja, namun memastikan penggunaan software yang berbasis aplikasi cloud lebih memberikan keuntungan yang maksimal dibandingkan dengan teknologi yang lainnya. Sehingga dengan kebutuhan di masa sekarang, penggunaan teknologi absen berbasis online adalah solusi yang paling sesuai.’
Maka dari itu ada baiknya mempertimbangkan penggunaan attendance management system yang mengusung teknologi tersebut. Supaya perusahaan dapat lebih mudah melakukan pengawasan, dan di sisi lain karyawan juga tidak sulit dalam mencatatkan kehadirannya kapan saja serta dari mana saja.
Lebih lanjut, pasti akan diperlukan beberapa pilihan software pendukung yang tepat dalam hal ini. Hanya saja masih banyak pebisnis yang tidak mengetahui opsi mana saja yang tepat untuk digunakan. Dalam membantu pebisnis mengetahui rekomendasi attendance management software dengan basis cloud terbaik, berikut ini di antaranya.
Talenta by Mekari
Salah satu attendance management software yang cukup favorit di antara para pengusaha di Indonesia yaitu sistem HRIS yang dikembangkan oleh Talenta by Mekari. Berkat sistem yang satu ini, maka perusahaan dapat mencatat seluruh hal terkait kehadiran karyawan secara mudah dan akurat. Mulai dari jadwal kerja, shift karyawan, absensi, hingga cuti maupun lembur, semuanya dapat tercatat otomatis dengan sistem yang dikembangkan oleh Talenta by Mekari ini.
Tercatat dalam software yang satu ini, terselip berbagai fitur menakjubkan yang dapat ditemukan para penggunannya. Misalnya saja fitur pengelolaan absensi yang memberikan bantuan dasbor untuk pembuatan jadwal kerja karyawan. Sehingga perusahaan dapat memantau jadwal kerja secara akurat dan melihat laporan terkait dengan jadwal tersebut. Selain itu fitur ini mampu memberikan informasi mengenai absensi karyawan setiap harinya secara real time. Sehingga perusahaan dapat dengan mudah melakukan pengawasan terhadap kinerja serta kehadiran karyawan setiap hari.
Masih banyak pula fitur-fitur menarik lainnya yang dapat membantu perusahaan melakukan pengelolaan kehadiran karyawan yang efektif melalui Talenta by Mekari. Termasuk adanya fitur manajemen cuti, fitur pengelolaan jadwal shift, fitur pengelolaan lembur karyawan, hingga fitur timesheet karyawan. Dengan adanya fitur – fitur ini maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan jauh lebih baik dan lebih optimal.
Itulah beberapa penjelasan mengenai attendance management software, mulai dari pemahaman, manfaat serta cara kerja dari teknologi yang mendasarinya. Melalui pemahaman ini tentu akan lebih mudah untuk mengetahui seberapa penting penggunaan software tersebut.
Sehingga pada akhirnya dapat mengambil keputusan untuk menggunakan software yang paling tepat. Demikian pula dalam pemilihan software yang sesuai. Dari sekian banyak pilihan software di atas, tentu saja perusahaan dapat memilih software yang dirasa sesuai dengan kebutuhan. Sehingga pada akhirnya optimalisasi sistem kehadiran karyawan dapat berjalan sesuai harapan.