Database presensi adalah kumpulan data-data karyawan dalam perusahaan yang dikumpulkan ke dalam sebuah sistem penyimpanan. Nantinya kumpulan data tersebut akan digunakan untuk pengelolaan karyawan yang lain seperti penggajian, penilaian kinerja, hingga evaluasi bisnis.
Mengandalkan cara manual dalam pengelolaan presensi bukanlah cara yang tepat mengingat jumlah tugas HRD kian hari semakin banyak. Saat ini, pemanfaatan sistem informasi sudah banyak dimanfaatkan oleh sebagian besar perusahaan untuk mengelola database mereka termasuk dengan absen karyawan.
Sebagai staff HRD dalam sebuah perusahaan, Anda pun dituntut wajib mengelola presensi dengan baik dan benar. Berikut terdapat beberapa tips yang bisa Anda simak untuk mengelola data presensi karyawan.
Membuat Aturan Tentang Presensi yang Jelas
Adanya aturan yang jelas mengenai presensi ini dapat membuat arahan yang jelas tentang jadwal masuk dan pulang karyawan. Selain itu, perusahaan juga memberikan hak dan kewajiban kepada karyawan yang tidak masuk kerja dan membuat karyawan yang seharusnya masuk berpikir 2 kali untuk tidak hadir ke kantor tanpa adanya alasan yang jelas.
Membedakan Antara Jadwal WFH dan WFO
Adanya pandemi virus corona membuat perusahaan harus membatasi jumlah karyawan. Maka dari itu, buatlah jadwal WFO dan WFH secara terpisah agar Anda bisa lebih memantau jam kerja setiap karyawan. Dengan memisahkan jadwal ini juga akan meminimalisir terjadinya kesalahan data presensi antar karyawan.
Memantau Jam Masuk dan Jam Keluar dengan Benar
Pendataan waktu jam masuk dan keluar karyawan akan berpengaruh pada tingkat kedisiplinan karyawan dan juga perhitungan gaji di akhir periode. Maka dari itu, karyawan sebisa mungkin untuk melakukan absen secara tepat waktu dan admin HR bisa mencatat nya dengan baik dan benar.
Menyiapkan Manajemen Database Presensi
Absen karyawan tentu harus dilakukan agar data bisa dikelola dengan baik dan benar. Untuk tips ini, manajemen perusahaan harus memikirkan dimana data presensi akan disimpan, siapa saja orang yang berhak mengaksesnya, dan siapa saja yang bisa mengelolanya. Agar data bisa tersimpan secara aman, simpanlah seluruh data presensi karyawan di dalam Cloud.
Mengupdate Data Secara Berkala
Setiap bulannya mungkin saja perusahaan Anda memiliki karyawan yang baru dan yang resign. Agar data bisa dikelola secara efektif, perbaharuilah data presensi secara berkala. Pembaharuan data ini tentu saja akan memudahkan saat melakukan presensi dan merekap data absen karyawan saat akhir periode.
Penjelasan di atas tadi adalah tips yang bisa Anda lakukan untuk mengelola data presensi karyawan perusahaan. Semua tips di atas akan lebih mudah dikelola jika Anda menggunakan Software Presensi Online Talenta.
Talenta melalui Modul Time Management merupakan software presensi karyawan yang bisa diakses secara online sehingga memudahkan untuk melakukan presensi kapan saja dan di mana saja. Kemampuan utama dari software ini antara lain adalah:
- Membuat jadwal kerja yang efektif dalam satu sistem terpusat
- Mengganti jadwal kerja satu karyawan dengan karyawan lain
- Mengelola pengajuan, kuota serta approval izin atau cuti dari karyawan
- Menampilkan agenda yang wajib dihadiri oleh karyawan
- Mengelola dan menyetujui pengajuan lembur oleh karyawan
- Mengintegrasikan data presensi dengan sistem penggajian, sehingga HRD tidak perlu melakukan input manual data presensi ke sistem penggajian
Modul Time Management dari Talenta mempunyai sistem keamanan yang ketat. Maka perusahaan tak perlu ragu akan keamanan dan kerahasiaan data karyawan. Tidak hanya itu, tampilan dan fitur yang ada di modul Time Management juga mudah digunakan sehingga dapat melancarkan pengelolaan database presensi karyawan. Ingin tahu lebih lengkapnya? Kunjungi websitenya di https://www.talenta.co
Pengelolaan database presensi karyawan yang baik dan benar akan membantu HRD dalam menyelesaikan tugas lain yang melibatkan data kehadiran karyawan. Sehingga human error pun juga dapat diminimalisir dan kinerja HRD semakin efisien. Semoga informasi di atas dapat membantu Anda!